Частина великих українських компаній вже обрала та успішно впровадила сервіси ведення електронного документообігу зі своїми контрагентами, інша частина намагається розробити такі сервіси самостійно. Настав час обрати сервіс, ґрунтуючись на методологіях та технологіях, які лежать в їхній основі.
Переваги електронного документообігу очевидні. З одного боку, підписант контролює та несе відповідальність за дані, викладені в документі; з іншого – звільнений від куп паперу, їхнього виснажливого перечитування та перекладання з однієї теки в іншу. Та й погодьтеся, пролити каву на підписаний електронний документ дійсно складно.
Оскільки процес узгодження та підписання документів займає немало часу, виникають затримки, в результаті яких зриваються терміни угод. В електронному вигляді можна оперативніше підписати більшу кількість документів і зробити це не тільки з офісу, але й з будь-якого ґаджету - мобільного телефону чи планшету – в зручний для підписанта час. Ця проблема є особливо актуальною для компаній, контрагентами яких є невеликі підприємства або приватні підприємці.
Бізнес може вивільнити та перевести в іншу область трудовий ресурс, що був зайнятий підготовкою документів, а також зекономити на поштових витратах. Не варто забувати і про збереження природних ресурсів. Тільки на перший погляд папери – це дрібниці. Фактично це архіви, шафи з гросбухами і, часто, окремо призначена людина, яка замість творчої роботи «штампує» нескінченно типові договори або акти приймання-передачі виконаних робіт або надання послуг, акти договорів оренди тощо.
Скільки ви зможете зекономити, обравши «Арт‑Офіс» з низки інших сервісів, можна підрахувати спеціальним калькулятором на сайті.
На вибір сервісу впливає ряд факторів. Перша група проста і зрозуміла:
Друга група не настільки очевидна, але не менш важлива:
Невеликим компаніям з різними типами контрагентів треба проявляти гнучкість та реєструватися в декількох системах одночасно – для здійснення оперативного обміну електронними документами. Або сподіватися на формування єдиного простору електронних документів на законодавчому рівні.
«Арт‑Офіс» - сервіс документообігу на базі документів MS Office версії 2007 року та вище, а також PDF. Демо-документи можна переглянути на сайті.
Документи, створені та підписані в «Арт‑Офіс», є юридично легітимними, їх приймають в суді та інших державних установах. Тривале архівне зберігання документів забезпечується використанням розширеного підпису в форматі CAdES XLong (так як, нормативно, підпис в форматі BASE може бути проведений і підтверджений тільки в межах строку дії сертифіката підписанта).
Сервіс досить гнучкий: з його допомогою можна підписувати персональні, бухгалтерські, нотаріальні та інші документи, тому «Арт‑Офіс» легко вбудувати в бізнес-процеси будь-якої організації.
Технологія, що використовується «Арт‑Офіс» - це авторська розробка, що належить український компанії ТОВ «ДІСІЕНСІ». Створення та обмін юридично значущими документами неможливе без використання спеціальних засобів, що забезпечують кваліфікований електронний підпис та печатку.
Компанія самостійно розробляє такі криптографічні засоби та інтегрує їх в свої рішення. Це дозволяє оперативно реагувати на зміни в законодавстві в сфері надання довірчих послуг, а також тримати руку на пульсі щодо підтримки в своїх рішеннях електронних ключів, виданих різноманітними АЦСК. Бібліотека криптографічних перетворень, що використовується в «Арт‑Офіс» при створенні документів, пройшла державну експертизу в сфері криптографічного захисту інформації та має позитивний експертний висновок від 05.04.2016 року № 05/02/02-1420.
Унікальністю сервісу – серед існуючих на ринку України – є вбудована політика підписання документів, яку підприємство може налаштувати відповідно до своїх бізнес-процесів. Простіше кажучи, політика підписання електронних документів – це набір правил, що визначають життєвий цикл підписання документа. Наприклад, політика підписання може встановлювати черговість підписання документа або граничні терміни підписання для кожної зі сторін. Також політика підписання може містити правила для персоніфікації підписанта, коли підпис на документі може бути виконаний тільки з допомогою КЕП/ЕЦП певної особи або печатки конкретної організації.
Ще однією особливістю сервісу є можливість візуалізації в документах графічного зразку підпису або печатки, а також спеціальної мітки з інформацією про сертифікат кожного підписанта. При цьому, в якому б середовищі не опинився документ, при його візуалізації та друці та принтері зразки підпису та мітки з даними сертифікатів залишаться на місці.
За бажанням, в «Арт‑Офіс» може бути автоматизований процес подачі звітності в контролюючі органи для контрагентів ФОП 3-ї групи, оскільки кожен ФОП в своєму персональному кабінеті може підготувати, підписати та подати до Державної фіскальної служби податкову декларацію, звіти ЄСВ і 1-ДФ.
Ви зможете підписати документи, якщо у вас є дійсний КЕП/ЕЦП у форматі key‑6.dat або *.zs2, *.jks та *.pfx.
«Арт‑Офіс» може надаватися як хмарний веб-сервіс (SaaS), так і як Self-Hosted веб-рішення, коли систему можна розгорнути в інфраструктурі клієнта. Варіант Self-Hosted підходить для компаній з високими вимогами до політики безпеки, але при цьому передбачає наявність у клієнта необхідної програмно-апаратної інфраструктури.
Ви можете спробувати перейти на електронний документообіг у демо-режимі - адже у хмарному варіанті «Арт‑Офіс» передбачений демо-пакет, в рамках якого компанії - юридичні особи можуть безоплатно підписувати 25, а ФОП - 10 електронних документів на місяць.
SoftServe – одна з найбільших українських IT-компаній, яка працює в сфері розробки програмного забезпечення та надання консультаційних послуг.
При виборі системи електронного документообігу компанія керувалася загальною стратегією розвитку, цілями, наявним конкуруючим середовищем, бажаною структурою та очікуваним економічним ефектом від впровадження такого рішення.
Завдяки впровадженню комплексного веб-рішення від «Арт‑Офіс» був автоматизований процес обміну документів між групою компаній SoftServe і зовнішніми контрагентами (переважно ФОП 3-ї групи).
Механізм створення та підписання електронного документа, що застосовується в «Арт‑Офіс», гарантує незмінність формату і контенту підготовленого для підписання документа, його відповідність до вимог та правил, встановлених політикою підписання документів.
Зараз процес обміну документами здійснюється в режимі 24/7 – контрагенти будь-коли та будь-де (за наявності Інтернету) можуть безпечно авторизуватися в своєму персональному кабінеті, ознайомитися з отриманим документом та підписати його.
За два з половиною роки експлуатації було створено і підписано більш ніж 700 тисяч документів. До процесу залучені близько 6000 контрагентів. Технічна та організаційна підтримка своєчасна, стабільна, без затримок.
Крім того, компанія прийняла рішення про впровадження модуля для роботи з внутрішніми документами і зараз успішно його експлуатує. Модуль дозволяє формувати гнучкі сценарії підписання і узгодження внутрішніх документів зі зручною візуалізацією у вигляді графа.
З переваг системи можна виділити, що авторизація в кабінеті користувача відбувається з використанням кваліфікованого електронного підпису. Варто підкреслити важливість такої особливості для юридичних організацій: керівнику не потрібно перейматися через те, що колишні або звільнені співробітники будуть мати доступ до документів його компанії.
Окрім SoftServe, сервісом користуються й інші українські компанії з різних сфер бізнесу, і їхня кількість постійно зростає.
Оригінал статті: https://ain.ua/2019/04/15/kak-servis-elektronnogo-dokumentooborota-mozhet-pomoch-v-optimizacii-biznes-processov-it-kompanij/
З повагою
Команда розробників «Арт‑Офіс»
<< Повернутись до переліку статей