Як обрати рішення для обміну електронними документами та модель його використання?

Зацікавленість українських компаній у системах обміну електронними документами швидко зростає. Правильний вибір моделі використання рішення значною мірою визначає ефективність його впровадження. Для великих компаній важлива максимальна відповідність до вимог бізнесу та можливість гнучкої адаптації у випадку їхньої зміни. Це означає, що хорошою альтернативою може бути використання системи обміну електронними документами, яка найбільш точно відповідатиме всім очікуванням. Про досвід впровадження «корпоративної хмари» Арт-Офіс розповість автобудівна компанія PSA Group (бренди Peugeot, Citroen, DS, Opel)

Ми вже писали про те, як електронний документообіг оптимізує бізнес-процеси в компаніях. Сьогодні поговоримо про можливі моделі використання системи обміну електронними документами. Те, що раніше вважалось конкурентною перевагою для систем документообігу, нині є обов’язковими критеріями, без яких вендори вже не можуть пропонувати свої рішення на ринку. Йдеться, наприклад, про підтримку ключів КЕП (кваліфікованого електронного підпису) всіх АЦСК, гнучке налаштування прав доступу і юридичну значимість підписаних документів, безпеку системи, швидкий відгук документів, кросплатформовість та інші.

Компанії, які планують перейти на використання електронних документів, при виборі зважають не тільки на функціональні можливості рішення. Також піднімаються такі важливі питання:

Де зберігати документи: в хмарі чи у власній інфраструктурі? Використовувати SaaS або ж Self‑Hosted рішення?
- Підключатися до сервісу, орієнтованого на масовий ринок (обмін між усіма організаціями України), або використовувати ізольоване середовище у вигляді корпоративної системи, в якій охоплено основні процеси обміну документами зі своїми контрагентами?
Як довго зберігати документи в системі? Перекласти задачу постійного зберігання на систему обміну чи після повного підписання документів завантажувати їх та зберігати в своїй обліковій системі (розглядати систему тільки як інструмент підписання та доставки документів контрагентам)?
Мати індивідуальну оперативну техпідтримку або розраховувати на класичний Call-Center з визначеним рівнем SLA?
Мати програмний API, гнучко зконфігурований під бізнес-процеси компанії, або обмежитися стандартним API, яке постачається за замовчуванням?

У зв’язку з різними вимогами до безпеки, наявністю або відсутністю необхідної апаратної інфраструктури, організаціям, у випадку вибору корпоративної системи, потрібна альтернатива моделі її використання: використовувати «корпоративну хмару» SaaS або розгортати Self‑Hosted рішення на власних потужностях.

Незалежно від того, яка модель була обрана при використанні корпоративної системи, можна виділити наступні переваги для компанії:

Керований список контрагентів (підрядників, дилерів, ФОП і т. д.) Окремий майданчик з можливістю надання доступу тільки певним контрагентам для обміну електронними документами.
Ізольоване середовище зберігання та обробки документів. Усі продуктивні потужності системи повністю виділені для вирішення задач компанії.
Можливість гнучкої конфігурації системи у відповідності до вимог компанії (постачальники рішень, орієнтованих на масовий сектор, зазвичай негативно ставляться до допрацювань за вимогою клієнта). Наприклад, може знадобитися налаштування певних правил підписання, конфігурація шаблонів документів згідно корпоративних стандартів або програмного API, що відповідає всім вимогам автоматизації процесів обміну документами.
- Індивідуальна пріоритетна підтримка. Зазвичай з компанією працює виділений менеджер, який оперативно вирішує організаційні та технічні питання.
- Можливість взяти на себе всі фінансові витрати, щоб контрагенти могли підключатися до корпоративного майданчика та безоплатно працювати не тільки з вхідними, але й вихідними документами (в сервісах, орієнтованих на масовий ринок, безоплатними для контрагента є тільки вхідні документи).
При використанні «корпоративної хмари» можна в прийнятні терміни перейти до моделі використання корпоративного Self‑Hosted рішення (наприклад, у випадку зміни вимог безпеки).

Постачальники корпоративних рішень, як правило, на пробний період безоплатно надають доступ до демонстраційних майданчиків. Це дозволяє клієнтам спершу протестувати свої процеси обміну документами та визначити ступінь відповідності рішення усім вимогам. У випадку використання корпоративної системи клієнти також зацікавлені в тому, щоб на постійній основі мати спеціальний тестовий майданчик, на якому можна навчати співробітників, перевіряти оновлення та експериментувати, не засмічуючи робочий майданчик тестовими документами.

Яку систему обміну електронними документами впровадила група компаній PSA Group?

Ґрунтуючись на перерахованих вище вимогах та їхніх задачах, група компаній Group PSA провела аналіз ринку та вибрала для себе одну з найбільш відповідних систем обміну електронними документами, представлених на ринку України, зупинившись на моделі використання «корпоративної хмари». Це система «Арт-Офіс» - авторська розробка української компанії ТОВ «ДІСІЕНСІ».

Про критерії вибору та досвід експлуатації корпоративного сервісу «АРТ-ОФІС» розповість Олег Пикар, Директор департаменту якості ЄВРАЗІЯ в PSA Group.

Рішення «Арт‑Офіс» дозволило нам автоматизувати процес обміну документами між компанією та дилерами.

Ми керувалися тим, що рішення повинно бути хмарним з можливістю авторизуватися в кабінеті з ключем КЕП, правила підписання документів та програмний API повинні бути кастомізованими під наші процеси. Водночас, наші дилери не повинні нести ніякого фінансового навантаження. Тобто, підключення до системи, підписання вхідних та вихідних документів для них повинне бути безплатним.

«Корпоративна хмара» «Арт‑Офіс» найточніше відповідала нашим вимогам, тому наш вибір ми зробили на користь такої моделі використання. Ми не купували «кота в мішку», оскільки мали можливість попрацювати з демо-майданчиком досить часу, щоб прийняти остаточне рішення.

Упровадження тривало приблизно 2-3 тижні, і вже зовсім скоро ми змогли відчути переваги використання корпоративного рішення. Ми поступово відходимо від паперу у всіх сферах нашого бізнесу. Переводимо в електронний вигляд різні види документів з різними правилами підписання. З кожним новим оновленням система відповідає нашим очікуванням. Ми бачимо подальші етапи розвитку.

З урахуванням відносно невеликої кількості документів, виконані всі вимоги безпеки щодо розміщення системи в інфраструктурі вендора та довгострокового зберігання документів, використовуючи спеціальний формат розширеного підпису CAdES-X Long.

Окремо хочемо відзначити можливість масового підпису, оскільки ця функціональність суттєво скоротила час на підписання документів директором компанії. За 2,5 роки експлуатації було створено та підписано більше 40 000 документів. До процесу залучено 60 контрагентів (юридичних осіб).

Технічна та консультаційна підтримка здійснюється своєчасно. У випадку будь-яких змін в інфраструктурі PKI (наприклад, зміна кореневих сертифікатів АЦСК тощо) команда-розробник сервісу «Арт-Офіс» швидко реагує та в найкоротші строки здійснює оновлення системи.

Якщо Ви вже змирилися з неминучим і обираєте сервіс документообігу, Вам необхідно визначити для себе основні вимоги до системи документообігу, які важливі саме для Вашого бізнесу, а також задачі, які ви хочете вирішити.

Вимоги можуть бути організаційними, функціональними та технічними. Ми висвітлили деякі ключові питання, які допоможуть Вам при виборі системи обміну електронними документами.

Поставте свої питання консультанту «Арт‑Офіс» прямо зараз!

З повагою

Команда розробників «Арт‑Офіс»

<< Повернутись до переліку статей