Рішення для обміну електронними документами стають невід’ємною частиною бізнес-процесів українських компаній. Компанії більш рішуче переходять на використання електронних документів. Постачальники розширюють функціональні можливості своїх рішень, пропонують «тест-драйви» на визначений період і створюють всі умови, необхідні для швидкого старту.
Створення одного електронного документа шляхом додавання файлу з папки – вже давно не є найпривабливішим варіантом. Зараз це лише додаткова функція, щоб швидко підписати і відправити контрагенту один терміновий документ.
В одній зі статей ми розповідали, як обрати рішення для обміну електронними документами та модель його використання. Сьогодні поговоримо про те, як хмарний сервіс «Мій Арт‑Офіс» дозволяє економити час завдяки різним варіантам масового створення, підписання та відправки електронних документів.
Це найпростіший зі способів створити одразу декілька документів. Користувач обирає тип документа, одного контрагента і каталог на диску комп’ютера із завчасно створеними документами (або вибирає декілька файлів). Вже непогано! Адже не треба робити одне й теж, по черзі завантажуючи кожен документ. Але цей спосіб явно програє усім наступним варіантам, позаяк цю процедуру доведеться повторювати для кожного контрагента. Якщо контрагентів багато, то очевидно, що даний спосіб не буде оптимальним. Більш того, за кадром залишається питання створення документів. Але ж це також частина бізнес-процесу, яка з таким підходом залишається неавтоматизованою.
Документи з параметрами – це наступний крок в еволюції способів масового створення документів. Уявіть, що Вам необхідно надіслати однотипні договори вже більшій кількості контрагентів. У шаблоні договору є позиції, що повинні бути заповнені реквізитами отримувача. Наприклад, назва організації, код, ПІБ директора, адреса, Еmail, тощо. Створення навіть 10 документів шляхом заповнення кожного значення вручну триватиме не менше, ніж півгодини. Що ж казати, якщо документів сотні або тисячі. І обов’язково знайдуться такі документи, в яких будуть припущені помилки через людський фактор.
Сервіс «Мій Арт‑Офіс» пропонує зручний спосіб позбутися цієї рутини. Вам буде запропоновано завантажити шаблон документа, де спеціальним чином будуть позначені позиції для розміщення динамічних реквізитів. Разом із шаблоном документа потрібно завантажити Excel або CSV файл, в якому будуть знаходитися рядки з даними по кожному контрагенту. Натискання на кнопку «Створити» призведе до того, що буде створено стільки ж договорів, скільки рядків у Excel або CSV файлі. І всього за декілька хвилин тисяча договорів будуть доставлені своїм адресатам.
Такий підхід має певне обмеження. Він застосовується тільки до документів з простою структурою, в яких кількість динамічних атрибутів відома завчасно, і вона незмінна. До прикладу, для первинного документа типу «Акт виконаних робіт», який має табличну частину з динамічною кількістю рядків номенклатур, скористатися даним способом не вдасться.
Враховуючи обмеження попереднього способу, сервіс «Мій Арт‑Офіс» розширив свої можливості. Тепер серед функцій можна побачити функцію масового створення документів за шаблоном. Давайте розглянемо, як же це працює, на прикладі створення первинних документів типу «Акт» або «Рахунок».
Є поширеною ситуація, коли компанія використовує нестандартну друковану форму для актів або рахунків. На акті може бути доданий логотип компанії, розміщена додаткова інформація або враховані спеціальні правила форматування документа. Для автоматизації масового створення таких актів необхідно залучити спеціалістів зі сторони сервісу «Мій Арт‑Офіс». Вони на прикладі одного з актів сформують шаблон з урахуванням всіх особливостей та вимог. Разом з шаблоном вони підготують структуру Excel (або CSV) файла, котрий повинен містити дані для наповнення актів. Якщо компанія користується актами та рахунками стандартного вигляду, то розробка шаблону не знадобиться. Достатньо тільки підготувати Excel-файл визначеної структури.
Зазвичай, компанії для формування Excel-файлу використовують свої облікові системи. На перший погляд, процес здається дещо громіздким – окремі Excel або CSV файли, участь вендора в розробці шаблону. Але результат того вартий – сотня або тисяча актів, створених та підписаних за лічені хвилини, будуть швидко доставлені Вашим контрагентам.
Таким чином, сторона, яка ініціює створення документів, отримує чудовий спосіб зекономити час. А контрагенти, зайшовши на сайт «Мій Арт‑Офіс» в кабінет своєї організації, можуть безоплатно підписати у відповідь усі вхідні документи «в один клік» і завантажити їх собі.
Для компаній, що використовують систему 1С (а таких дуже багато!), даний спосіб буде найбільш оптимальним. До того ж, як на стороні відправника, так і на стороні отримувача. Життєвий цикл акта виконаних робіт починається в обліковій системі виконавця: документ створюється на основі замовлення покупця і потім проводиться. Після того, як у обліковій системі встановлено спеціальний інтеграційний «Модуль Арт‑Офіс для 1С», компанія отримує можливість масово завантажувати первинні документи в сервіс обміну «Мій Арт‑Офіс» для своїх контрагентів. Зовнішній вигляд таких документів буде повністю відповідати друкованим формам, що налаштовані в обліковій системі 1С.
Наявність функції підписання документів КЕП/ЕЦП в інтеграційному модулі повністю звільняє бухгалтера від необхідності виходити за межі інтерфейсу «улюбленої» програми 1С. Всі дії з електронним документом виконуються у звичному для нього середовищі.
Сервіс «Мій Арт‑Офіс» подбає про те, щоб доставити документи контрагентам і сповістити їх про це. Потрібно лише переконатися, що в контактних даних вказані актуальні поштові адреси. Залучити контрагента в процес обміну електронними документами з використанням модуля буде значно простіше. Це ще одна перевага даного способа. Адже контрагенти отримають можливість автоматично імпортувати вхідні первинні документи в свою облікову систему 1С натисканням декількох кнопок.
Інші створені у обліковій системі первинні документи також можуть передаватись за аналогічним сценарієм.
Використання програмного API зацікавить компанії, які хочуть інтегрувати сервіс обміну електронними документами зі своїми корпоративними рішеннями. Це можуть бути ERP/CRM системи або корпоративні веб-сайти. Для інтеграції залучаються програмісти компанії або технічні спеціалісти вендора. У результаті користувачі отримують можливість працювати в звичному для них середовищі без необхідності авторизації в сервісі обміну «Мій Арт‑Офіс». При цьому процес обміну електронними документами виходить максимально адаптованим під потреби компанії, оскільки програмним чином враховуються усі особливості. Це стосується і зовнішнього вигляду документів, правил їхнього розміщення, доставки і підписання. Масове створення документів може бути налаштовано за визначеним розкладом або ініціюватися співробітником, що має визначену роль в компанії.
Ми розглянули різні способи масового створення електронних документів та відправки їх контрагентам за допомогою хмарного сервісу «Мій Арт‑Офіс». Добірка відео допоможе детальніше розібратися, як це працює:
Який із способів найбільш ефективно підходить Вашій компанії?
Якщо у Вас залишились питання, поставте їх консультанту сервісу «Мій Арт‑Офіс» прямо зараз!
З повагою
Команда розробників «Арт‑Офіс»
<< Повернутись до переліку статей