Понад 10 тисяч документів: договорів, актів та рахунків створили впродовж півтора року співробітники туристичної компанії Kompas Україна в особистому кабінеті сервісу «Мій Арт‑Офіс». Усі документи були швидко підписані контрагентами компанії, а українці отримали можливість з комфортом відпочити у різних містах країн світу.
Як і навіщо великий туристичний оператор запровадив електронний документообіг, як обирали систему ЕДО? Про досвід співпраці з ТОВ «ДІСІЕНСІ» та користування сервісом «Мій Арт‑Офіс» розповіла Вікторія Синиця, операційна директорка компанії Kompas Україна.
Ми прийняли рішення використовувати сервіс «Мій‑Арт‑Офіс» півтора роки тому. Пріоритетне завдання зводилося до того, що потрібно було в короткі терміни підписати велику кількість договорів з нашими контрагентами. У нас був шаблон договору і потрібно було за цим шаблоном швидко згенерувати близько 4‑5 тисяч договорів, і запустити процес обміну та підписання. Запропонована компанією «ДІСІЕНСІ» система ЕДО, фактично, дозволила сформувати всі документи за декілька годин. Всі договори одразу розійшлися на підпис партнерам — туристичним агентам та агентствам. Тож визначальним чинником стала функція «створення документів за шаблоном».
Від початку заснування компанія KOMPAS Touroperator пропонує туристам відпочинок та подорожі до багатьох країн світу. У кожній країні у нас є надійні партнери, тому і в Україні чимало туристичних агентств охоче з нами співпрацюють. Для того, щоб мати гарантовані блоки місць в готелях, фіксовані місця на чартерних рейсах, підтримувати сервіс на високому рівні — ми укладаємо офіційні угоди з іншими компаніями.
У традиціях нашої компанії постійний контроль якості, тож ми прагнемо працювати з тими, хто є кращим у своїй галузі. В Україні KOMPAS Touroperator працює тільки з перевіреними та надійними партнерами: такими як авіакомпанія МАУ, страхова компанія VUSO і компанія «ДІСІЕНСІ» та їхній сервіс «Мій Арт‑Офіс» — вважаємо за гідних партнерів.
Обираючи сервіс електронного документообігу, шукали, щоб і функціональність була широкою та зручною, а також, щоб було забезпечено високий рівень надійності та безпеки конфіденційної інформації. Щоб працювати з документами було просто у будь-який час, а для наших контрагентів підписання вхідних документів було б безкоштовним.
Рішення хмарного сервісу електронного документообігу «Мій Арт‑Офіс» найповніше задовольнило наші потреби. І головне — завдяки ЕДО, втричі скоротився час роботи з документами. І це суттєва перевага, зважаючи на те, що тільки в Україні наша компанія співпрацює із майже 1 800 контрагентами.
KOMPAS Touroperator успішно працює у світі майже 15 років. На туристичний ринок України компанія «Компас» прийшла у жовтні 2018 року. Наразі KOMPAS Touroperator Україна — це офіси у таких містах: Київ, Дніпро, Одеса, Львів. Туристичні маршрути охоплюють країни Південної та Східної Азії, Європи, а також Єгипет, Туреччину та ОАЕ.
Нам потрібна була послуга «під ключ», якою можна було почати швидко користуватися, і не чекати встановлення програмного забезпечення на комп’ютери співробітників. Тож нам порадили хмарне рішення «Мій Арт‑Офіс». Воно має максимально розширену функціональність. Ми оплатили пакет і нам одразу надали доступ. Зручно, що сервісом одночасно можуть користуватися кілька співробітників, в нашому випадку — 10 осіб. Є цілодобовий онлайн-доступ до усіх документів та проста авторизація за допомогою КЕП-ключа. Зазвичай процес друку, передача документів та логістика — це велика витрата часу. ЕДО — дає суттєву мінімізацію витрат на папір, доставку тощо. Що ж стосується, фінансового боку, то пакет, який ми використовуємо, дозволяє за місяць створювати 1 500 документів і коштує 1 000 грн. Тож вартість підписання одного документу обходиться в 67 копійок. Це найвигіднніший варіант і значно дешевший, ніж обмін паперовими документами.
Ми почали роботу зі створення документів за шаблоном. Пізніше стали обмінюватись первинними документами і актами виконаних робіт. Завдяки системі ЕДО підписали понад 10 000 документів. Нам сподобалось, що для наших контрагентів робота з документами обходиться без жодного фінансового навантаження, тобто безкоштовно, оскільки в системі всі вхідні документи оплачує ініціатор. Контрагенти в даному процесі не витрачають жодної копійки.
Для деяких договорів було важливо, щоб з боку контрагента було накладено два підписи — директора та бухгалтера, і печатку. І вони мали б якось перевірятися. Почавши роботу в сервісі, ми переконалися, що в «Мій Арт‑Офіс» є можливість налаштувати політику підпису таким чином, що зі сторони контрагента буде очікуватися необхідна кількість підписів. По-друге, є можливість персоніфікації по ІПН. У такому випадку «Арт‑Офіс» в момент накладення підпису порівнює зазначений ІПН з ІПН в сертифікаті підписанта. Якщо вони не збігаються, то відповідно, спроба підписати буде заблокована. Є ще варіант персоніфікації на прізвище, ім’я та по батькові, Якщо потрібно ідентифікувати по ПІБ, то можна також вказати ПІБ і в момент накладення підпису «Арт‑Офіс» порівняє вказаний ПІБ із зазначеним в сертифікаті. Тобто електронні документи мають таку ж юридичну значущість, як і паперові. До того ж вони надійно захищені — отримати доступ можуть тільки уповноважені особи.
Отже, які функції та задачі буде вирішувати сервіс електронного документообігу — кожна компанія вирішує для себе відповідно до вимог свого бізнесу. Щоб дізнатися, яке рішення буде найбільш ефективним для вашої компанії, залиште свої дані у формі. Наш консультант відповість за всі ваші запитання в телефонному режимі або ж онлайн.
«Арт‑Офіс» змінить ваші пріоритети та методи комунікації з партнерами.
<< Повернутись до переліку статей