Обмін електронними документами: коли до мрії - всього один крок!

Впровадження електронного документообігу

Як змінюється реальність, або Простий спосіб розпрощатися з паперовою рутиною в офісі

Ситуація № 1 (реальна)

Компанія «N» успішно та активно співпрацює в Україні з декількома тисячами своїх контрагентів – фізичних осіб-підприємців (далі ми називатимемо їх ФОП), використовуючи старий та звичний усім підхід – виготовляє, підписує та обмінюється з ФОП документами в паперовій формі.

1.1. Підписання документів

Щомісяця для кожного ФОП у компанії «N» в необхідній кількості примірників створюються і роздруковуються, потім у певній послідовності підписуються зі сторони керівництва компанії «N», зі сторони компаній-партнерів компанії «N» та зі сторони ФОП до півдесятка різноманітних документів у паперовій формі, таких як: рахунки-фактури, акти прийому-передачі виконаних робіт / надання послуг за договорами між компанією та ФОП, акти за договорами оренди приміщень, акти за договорами оренди матеріальних активів / основних засобів, акти за договорами надання бухгалтерських послуг тощо. Якщо припустити, що кількість ФОП, з якими співпрацює компанія «N», приблизно дорівнює 3 000 осіб, а кожен з п’ятьох документів для одного ФОП виготовляється у двох примірниках та містить по 2 сторінки, то кожного місяця необхідно роздрукувати як мінімум 60 000 аркушів документів, а кожного року – не менше 720 000! Отже, в компанії «N»:

Кожного місяця офіс на декілька днів перетворюється на невеличку друкарню з постійно працюючими принтерами та з ядучим всепроникним запахом тонера для принтерів у повітрі, що сильніший, ніж аромат кави з кухні. До речі, слово «катастрофа» добре описує ситуацію, коли в один з таких днів принтер або МФУ раптово виходять з ладу...
Кожного місяця пачки якісного (тому недешевого) паперу, необхідного для друку документів, подаються до принтерів майже безперервно, як колись подавалось вугілля до топок «Титаніка», за однієї важливої відмінності: надруковані та підписані сторонами паперові документи доведеться ще протягом встановленого законодавством періоду часу обліковувати та зберігати у спеціально обладнаних та достатньо великих за площею архівах паперових документів. Чому великих? Пригадаймо нашу орієнтовно визначену загальну кількість аркушів паперових документів, що створюються протягом одного року - від 720 000, які за 10 років успішної діяльності компанії «N» в Україні майже непомітно перетворюються на десятки мільйонів…
Кожного місяця після того, як усі документи роздруковані, спеціально навчені співробітники компанії «N» розбирають їх на окремі примірники та розпочинають процес підписання документів сторонами за правилами, встановленими в компанії, контролюючи кожен етап життєвого циклу документа (наприклад, одним з таких правил може бути наступне: директор компанії підписує певні документи лише за наявності на документі підписів начальника департаменту розвитку та головного бухгалтера). Після підписання однією стороною документ або передається на підписання до ФОП, або ФОП викликається для підписання до офісу компанії «N». Якщо ФОП через хворобу, відпустку або відрядження не може підписати документ, то процес укладення його документів може тривати тижні або місяці (а ми пам’ятаємо, що рівно через місяць для ФОП має бути виготовлений та підписаний вже наступний пакет документів).
Якщо для обміну паперовими документами між сторонами під час їх підписання використовуються поштові та/або кур’єрські служби, то до послідовного ланцюжка етапів укладання документа додаються ще й відповідні додаткові ланки: пряма та зворотня доставка документів між сторонами, і кожна така ланка збільшує загальні ризики, витрати часу і коштів.
Якщо ФОП має термінову необхідність отримати свої примірники документів або їх копії за певний період, то він потрапляє в дуже некомфортну ситуацію повної залежності від розкладу роботи та доброї волі співробітника компанії, який відповідає за виготовлення копій та видачу таких документів. У деяких компаніях затверджено наказом лише декілька годин певного дня тижня, коли ФОП може звернутись для отримання необхідних йому документів. Зрозуміло, що про терміновість у такому разі вже не йдеться.
Якщо припустити, що три з п’ятьох документів, які укладаються щомісяця з кожним ФОП у двох примірниках, мають бути підписані директором компанії «N», то кожного місяця протягом декількох днів директор має підписати 3 000 х 3 х 2 = 18 000 документів, перевіряючи перед підписанням наявність підписів начальника департаменту розвитку та головного бухгалтера (див. приклад у пункті 3).

1.2. Подання звітності до ДФС

Щоквартально кожний ФОП зобов’язаний подавати до органу Державної фіскальної служби України (далі - ДФС), на обліку в якому він перебуває, податкові звіти щодо своєї діяльності. ФОП може виконувати це своє зобов’язання особисто або може оформити нотаріально посвідчене доручення щодо представлення своїх інтересів як платника податків у органах ДФС іншою особою, тобто уповноважити іншу особу підписувати і надавати органу ДФС податкові декларації, розрахунки тощо.

Подання податкових звітів до ДФС може здійснюватись за різними схемами, що є комбінацією таких варіантів:

звіт подається особисто ФОП або уповноваженою ним особою;
звіт подається в паперовій або в електронній формі.

Компанія «N» зацікавлена у своєчасному звітуванні ФОП, з якими співпрацює. Проте, яку б схему подання податкової звітності не використовували ФОП, звітування виконується децентралізовано, і компанія «N» не має можливості вчасно надати ФОП, яким це необхідно, юридичну або бухгалтерську підтримку у випадку виникнення проблемних ситуацій з ДФС, просто через відсутність такої інформації. Як наслідок, ФОП доводиться сплачувати штрафи за неподання або несвоєчасне подання своїх податкових звітів.

Чи не нагадує Ситуація № 1 Вашу реальну ситуацію? Впізнаєте свої щоденні проблеми?

А давайте відірвемось від жорстких та витратних реалій паперових документів та уявімо, як все могло б бути в ідеальних умовах…

Ситуація № 2 (ідеальна)

Компанія «M» успішно та активно співпрацює в Україні з декількома тисячами своїх контрагентів – фізичних осіб-підприємців. Донедавна співпрацю компанії «М» з ФОП точно описувала Ситуація № 1. Однак декілька місяців тому така ситуація перестала влаштовувати керівництво компанії «М».

Компанія «M» провела ретельний аналіз наявності в Україні достатньої законодавчої бази та надійної технічної інфраструктури для застосування в своєму бізнесі електронних документів замість паперових – і вирішила перейти до використання електронних документів для взаємодії з ФОП.

Компанія «M» порівняла усі наявні в Україні пропозиції на ринку систем обміну електронними документами та вибрала комплексне веб-рішення від українського розробника, яке найкраще задовольняє бізнес-потреби компанії в рамках виділеного бюджету - Систему обміну електронними документами (далі – Комплексне веб-рішення або Система).

Після придбання Комплексного веб-рішення компанія «M» упродовж одного календарного місяця здійснила успішний перехід до використання електронних документів у своїй взаємодії з ФОП та з групою компаній-партнерів. Упродовж цього місяця компанією «М» проведені такі підготовчі заходи:

Усіх користувачів Системи забезпечено ключами електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП).
Узгоджено з керівництвом компанії «М» та повідомлено розробнику Комплексного веб-рішення назву доменного імені Системи, тобто її адресу в мережі Інтернет, призначену для входу користувачів у Систему.
Усім користувачам надано доступ до Системи.
До корпоративного сховища електронних документів, що є одним з компонентів Комплексного веб-рішення, в автоматичному режимі завантажено всі документи, що необхідні для початку взаємодії з ФОП та з групою компаній-партнерів (завантаження виконано з використанням реалізованих у Системі веб-сервісів).
Проведено навчання користувачів роботі з Комплексним веб-рішенням (для спрощення цієї задачі розробником Системи підготовлено та опубліковано у вільному доступі в Інтернет комплект відео-інструкцій).

Ви помітили, що в переліку підготовчих заходів компанії «М» відсутні як роботи зі створення інфраструктури, необхідної для функціонування Комплексного веб-рішення, так і роботи з розгортання Системи на площадці компанії? Все вірно! В нашій ідеальній ситуації керівництво компанії «М» вирішило, що не хоче витрачати ресурси компанії на встановлення, налаштування, технічне обслуговування, оновлення та підтримку роботи Системи. Тому компанія «М» вибрала запропонований розробником Системи варіант використання Комплексного веб-рішення за моделлю SaaS (скорочення від «Software as a service»), що передбачає розгортання та повну технічну підтримку Системи на стороні її розробника.

2.1. Підписання документів

Що відбувається в компанії «М» вже через один (!) місяць після придбання Комплексного веб-рішення:

Дні, коли створюються та підписуються електронні документи, вже нічим не відрізняються від усіх інших днів місяця. У офісі не чутно шуму працюючих принтерів і з кухні приємно пахне кавою. Документи, як і раніше, створюються у вигляді файлів форматів «PDF», «DOCX» або «XLSX», але вже не відправляються масово на друк! Усі файли підготовлених до підписання документів завантажуються до корпоративного сховища електронних документів Системи.
У дні формування документів в офісі відсутній трафік візків зі стосами паперу у напрямку до та від принтерів. Вже не потрібно вносити до планів закупівель компанії витрати на папір (пам’ятаєте, від 60 000 аркушів за 1 місяць), тонер для принтерів, регламентне обслуговування та терміновий ремонт обладнання. Не потрібно планувати чергове збільшення площ приміщень, призначених для організації архіву паперових документів, та обгрунтовувати нові витрати на їх облаштування.
Спеціально навчені співробітники компанії «М» вже не мають вручну контролювати правильність, черговість та строки підписання кожного документу упродовж всього процесу підписання, як це було тоді, коли документи виготовлялись на папері. До кожного електронного документа при першому завантаженні до корпоративного сховища електронних документів додається так звана політика підписання електронного документа – це правила та вимоги стосовно того, ким, коли, в якій послідовності і якими саме ЕЦП має бути підписаний документ для того, щоб усі сторони взаємодії вважали його юридично значимим. Унікальний механізм створення та підписання електронного документа, що застосовується в Комплексному веб-рішенні, гарантує незмінність формату та контенту первинного (підготовленого до підписання сторонами) електронного документа та його відповідність вимогам і правилам, встановленим політикою підписання. Тобто задача контролю за виконанням встановлених у компанії «М» правил укладання документів здійснюється Системою автоматично.
Компанія «М» повністю позбавилась своєї залежності від поштових та/або кур’єрських служб і більше не витрачає час і кошти на доставку документів між сторонами. Система оперативно надсилає сторонам на їх електронні адреси повідомлення про створення, підписання та інші зміни стану електронного документа. Документ може бути підписаний усіма сторонами (тобто повністю укладений) упродовж декількох хвилин!
Усі ФОП та відповідальні співробітники компанії «М» і компаній-партнерів мають можливість у будь-який момент часу з будь-якої точки світу зайти на веб-сторінку свого персонального кабінету та переглянути, підписати ЕЦП або відхилити, за необхідності, зберегти на диск будь-який зі своїх електронних документів, - адже всі документи зберігаються централізовано в корпоративному сховищі електронних документів і є доступними сторонам.
Вам цікаво, як у нашій ідеальній ситуації директор перевіряє наявність підписів начальника департаменту розвитку та головного бухгалтера на кожному з 18 000 документів, і як він підписує всі ці документи ЕЦП? Ми вільні у своїх мріях, тому уявімо, що директор це робить зі свого персонального кабінету в Системі простим натисканням однієї кнопки!

2.2. Подання звітності до ДФС

Кожний ФОП у персональному кабінеті в Системі має можливість:

Підготувати, підписати своїм ЕЦП, подати в електронній формі до ДФС документ «Угода про визнання електронних документів» та ознайомитись з результатом розгляду ДФС цієї угоди.
Переглянути будь-який із завантажених до корпоративного сховища електронних документів, підготовлених за результатами його діяльності протягом звітного періоду: «Податкова декларація платника єдиного податку», «Звіт 1-ДФ», «Звіт ЄСВ», - підписати його ЕЦП, подати в електронній формі до ДФС та ознайомитись з результатом його обробки.

За допомогою Системи податкові звіти усіх ФОП подаються до ДФС централізовано в електронній формі, тому компанія «М» має оперативну та достовірну інформацію про стан подання податкових звітів усіма ФОП, з якими співпрацює, має можливість вчасно помітити виникнення проблемних ситуацій і надати ФОП, яким це необхідно, юридичну або бухгалтерську підтримку.

Як гадаєте, така ситуація може бути реальною?

Відкриємось нарешті: Так, Ситуація № 2 (ідеальна) – сьогодні вже реальність!

Комплексне веб-рішення, що описане в Ситуації № 2 – це наша розробка «СОЕД Арт‑Офіс».

Компанія «М» - це один із наших задоволених клієнтів.

Так, ми пишаємось тим, що перетворюємо найсміливіші мрії на реальність!

З повагою

Команда розробників «Арт‑Офіс»

<< Повернутись до переліку статей