Компанія «N» успішно та активно співпрацює в Україні з декількома тисячами своїх контрагентів – фізичних осіб-підприємців (далі ми називатимемо їх ФОП), використовуючи старий та звичний усім підхід – виготовляє, підписує та обмінюється з ФОП документами в паперовій формі.
Щомісяця для кожного ФОП у компанії «N» в необхідній кількості примірників створюються і роздруковуються, потім у певній послідовності підписуються зі сторони керівництва компанії «N», зі сторони компаній-партнерів компанії «N» та зі сторони ФОП до півдесятка різноманітних документів у паперовій формі, таких як: рахунки-фактури, акти прийому-передачі виконаних робіт / надання послуг за договорами між компанією та ФОП, акти за договорами оренди приміщень, акти за договорами оренди матеріальних активів / основних засобів, акти за договорами надання бухгалтерських послуг тощо. Якщо припустити, що кількість ФОП, з якими співпрацює компанія «N», приблизно дорівнює 3 000 осіб, а кожен з п’ятьох документів для одного ФОП виготовляється у двох примірниках та містить по 2 сторінки, то кожного місяця необхідно роздрукувати як мінімум 60 000 аркушів документів, а кожного року – не менше 720 000! Отже, в компанії «N»:
Щоквартально кожний ФОП зобов’язаний подавати до органу Державної фіскальної служби України (далі - ДФС), на обліку в якому він перебуває, податкові звіти щодо своєї діяльності. ФОП може виконувати це своє зобов’язання особисто або може оформити нотаріально посвідчене доручення щодо представлення своїх інтересів як платника податків у органах ДФС іншою особою, тобто уповноважити іншу особу підписувати і надавати органу ДФС податкові декларації, розрахунки тощо.
Подання податкових звітів до ДФС може здійснюватись за різними схемами, що є комбінацією таких варіантів:
Компанія «N» зацікавлена у своєчасному звітуванні ФОП, з якими співпрацює. Проте, яку б схему подання податкової звітності не використовували ФОП, звітування виконується децентралізовано, і компанія «N» не має можливості вчасно надати ФОП, яким це необхідно, юридичну або бухгалтерську підтримку у випадку виникнення проблемних ситуацій з ДФС, просто через відсутність такої інформації. Як наслідок, ФОП доводиться сплачувати штрафи за неподання або несвоєчасне подання своїх податкових звітів.
Чи не нагадує Ситуація № 1 Вашу реальну ситуацію? Впізнаєте свої щоденні проблеми?
А давайте відірвемось від жорстких та витратних реалій паперових документів та уявімо, як все могло б бути в ідеальних умовах…
Компанія «M» успішно та активно співпрацює в Україні з декількома тисячами своїх контрагентів – фізичних осіб-підприємців. Донедавна співпрацю компанії «М» з ФОП точно описувала Ситуація № 1. Однак декілька місяців тому така ситуація перестала влаштовувати керівництво компанії «М».
Компанія «M» провела ретельний аналіз наявності в Україні достатньої законодавчої бази та надійної технічної інфраструктури для застосування в своєму бізнесі електронних документів замість паперових – і вирішила перейти до використання електронних документів для взаємодії з ФОП.
Компанія «M» порівняла усі наявні в Україні пропозиції на ринку систем обміну електронними документами та вибрала комплексне веб-рішення від українського розробника, яке найкраще задовольняє бізнес-потреби компанії в рамках виділеного бюджету - Систему обміну електронними документами (далі – Комплексне веб-рішення або Система).
Після придбання Комплексного веб-рішення компанія «M» упродовж одного календарного місяця здійснила успішний перехід до використання електронних документів у своїй взаємодії з ФОП та з групою компаній-партнерів. Упродовж цього місяця компанією «М» проведені такі підготовчі заходи:
Ви помітили, що в переліку підготовчих заходів компанії «М» відсутні як роботи зі створення інфраструктури, необхідної для функціонування Комплексного веб-рішення, так і роботи з розгортання Системи на площадці компанії? Все вірно! В нашій ідеальній ситуації керівництво компанії «М» вирішило, що не хоче витрачати ресурси компанії на встановлення, налаштування, технічне обслуговування, оновлення та підтримку роботи Системи. Тому компанія «М» вибрала запропонований розробником Системи варіант використання Комплексного веб-рішення за моделлю SaaS (скорочення від «Software as a service»), що передбачає розгортання та повну технічну підтримку Системи на стороні її розробника.
Що відбувається в компанії «М» вже через один (!) місяць після придбання Комплексного веб-рішення:
Кожний ФОП у персональному кабінеті в Системі має можливість:
За допомогою Системи податкові звіти усіх ФОП подаються до ДФС централізовано в електронній формі, тому компанія «М» має оперативну та достовірну інформацію про стан подання податкових звітів усіма ФОП, з якими співпрацює, має можливість вчасно помітити виникнення проблемних ситуацій і надати ФОП, яким це необхідно, юридичну або бухгалтерську підтримку.
Як гадаєте, така ситуація може бути реальною?
Відкриємось нарешті: Так, Ситуація № 2 (ідеальна) – сьогодні вже реальність!
Комплексне веб-рішення, що описане в Ситуації № 2 – це наша розробка «СОЕД Арт‑Офіс».
Компанія «М» - це один із наших задоволених клієнтів.
Так, ми пишаємось тим, що перетворюємо найсміливіші мрії на реальність!
З повагою
Команда розробників «Арт‑Офіс»
<< Повернутись до переліку статей